Ressource gratuite · Kit Word

Kit IA pour les équipes RH : 28 cas d’usage et prompts en 4 niveaux

Le programme de douze semaines pour faire monter votre équipe RH en compétence sur l’IA générative, en autonomie, une heure par semaine, avec les garde-fous du métier.

📄 Word, 52 pages🧭 4 niveaux × 7 domaines RH🗓️ Programme de 12 semaines🆓 Gratuit

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Quatre professionnels RH sur cinq utilisent déjà un assistant conversationnel au quotidien, et pourtant la plupart des équipes en restent au même geste : une question, une réponse, un copier-coller relu à la va-vite. Les bibliothèques de prompts n’y changent rien, parce qu’une liste de cinquante prompts classés par processus ne dit pas par où commencer, ni quand on est prêt pour la suite, ni ce qu’on n’a pas le droit de faire avec des données de salariés. Ce qui manque aux équipes RH n’est pas une liste de plus, c’est une progression.

Cette page explique pourquoi une montée en compétence par niveau change les résultats, décrit les quatre niveaux et les sept domaines du kit, résume le cadre juridique que chaque fiche embarque, et vous donne le kit complet au format Word, avec son programme de douze semaines.

1. Une progression plutôt qu’une liste : ce que montrent les enquêtes

Le baromètre IA et RH 2026 de Parlons RH mesure que 80 % des professionnels RH français utilisent un agent conversationnel au quotidien, d’abord pour synthétiser des documents (71 %) et produire des rapports (62 %), mais que 52 % citent l’absence de stratégie claire comme premier frein. Aux États-Unis, SHRM relève que 39 % des organisations utilisent l’IA dans la fonction RH, 60 % au-delà de 5 000 salariés, et que 57 % des professionnels RH ne connaissent pas la réglementation qui s’applique à leurs usages. BCG, dans son enquête mondiale menée avec la WFPMA, place la protection des données et la conformité en tête des freins pour 51 % des répondants.

Ces chiffres disent la même chose : l’usage est là, la maîtrise ne suit pas. Et la maîtrise ne s’acquiert pas en lisant, elle s’acquiert en pratiquant dans un ordre. La recherche sur l’apprentissage des adultes montre qu’une pratique courte et espacée retient nettement mieux qu’une journée massée ; l’expérimentation de Copilot dans l’administration britannique, sur vingt mille agents, a montré que le temps gagné suit la familiarité avec l’outil ; et les travaux sur la « frontière dentelée » de l’IA rappellent qu’un utilisateur qui ne sait pas évaluer un résultat fait pire avec l’IA que sans. D’où le parti pris du kit : quatre niveaux, chacun reprenant les acquis du précédent, la vérification et la protection des données enseignées avant les usages avancés.

Nous avons passé en revue une vingtaine de bibliothèques de prompts RH publiées en 2025 et 2026, en français et en anglais, d’AIHR à Culture RH en passant par SHRM, Lattice, PayFit ou la bibliothèque de scénarios Copilot de Microsoft. Toutes sont classées par processus RH ou par outil ; aucune n’est organisée par niveau de compétence, aucune ne propose d’auto-positionnement ni de plan dans le temps, très peu donnent un critère de vérification, et les kits français ignorent presque tous Copilot, Gemini, Claude et Mistral alors que ce sont les outils que déploient les grandes organisations. Ce kit est construit pour combler ces quatre manques.

2. Les quatre niveaux

Les quatre niveaux reprennent la grammaire des Prompt Party® que NextStart.AI anime dans de grandes organisations, où chaque vague de sessions correspond à un niveau, et s’alignent sur les cadres de référence publiés en 2025 et 2026 : les quatre niveaux de maîtrise de DigComp 3.0, les quatre paliers du référentiel Pix des compétences en IA, les trois modes du cadre AI Fluency (automatiser, augmenter, déléguer) et les trois paliers décrits par le CIPD pour la fonction RH. Trois semaines par niveau, une heure par semaine et par personne.

Niveau	Ce que l’équipe sait faire à la sortie	Techniques travaillées	Fonctions de l’outil
1 · Les premiers réflexes	Obtenir des réponses fiables et sourcées, produire et améliorer ses écrits RH, appliquer les règles de données sans y penser.	Méthode en quatre briques, itération, recherche web sourcée, relecture systématique.	Compte professionnel, recherche web, conversation supprimable.
2 · Traiter l’information	Réduire de gros volumes de documents et exploiter des données RH agrégées pour décider plus vite.	Fichiers joints, exemples, raisonnement étape par étape, formats imposés, critères de qualité, anonymisation en quatre gestes.	Instructions personnalisées, mémoire, pièces jointes.
3 · Créer et progresser	Produire des parcours, des politiques et des supports complets, s’entraîner par le jeu de rôle, construire les premiers assistants de l’équipe.	Instructions de projet, travail en passes, recherche approfondie, jeu de test d’un assistant.	Projets et espaces persistants, recherche approfondie, assistants partagés.
4 · Innover et automatiser	Déléguer des suivis récurrents à des agents supervisés, produire formules et contrôles, mesurer les gains, gouverner les usages RH.	Contrat d’agent, simulation avant production, principe du brouillon soumis, seuils et agrégats, registre des usages.	Agents, tâches planifiées, connecteurs, délégation de missions.

Chaque niveau s’ouvre sur une page qui dit ce que l’on saura faire, les techniques et les réglages à activer, et montre le même besoin traité par un prompt de départ et par un prompt travaillé. Il se ferme sur un palier : cinq questions d’auto-évaluation, trois questions de vigilance corrigées, un défi à présenter à l’équipe. Quatre cases sur cinq pour passer au niveau suivant.

3. Les sept domaines RH et la carte du kit

Chaque niveau compte sept fiches, une par domaine RH. Le kit se lit donc dans deux sens : par niveau, c’est le programme ; par domaine, c’est votre métier, et vous voyez le même cas grandir d’un niveau à l’autre, de la réponse à une demande de congé à partir de l’accord jusqu’à l’assistant Guichet RH et à l’analyse continue des demandes.

Domaine	Niveau 1	Niveau 2	Niveau 3	Niveau 4
Recrutement et intégration	Offre d’emploi claire et inclusive	Grille d’entretien structurée et équitable	Parcours d’intégration dans un projet	Agent de suivi des candidatures et des arrivées
Services aux collaborateurs	Répondre à une demande à partir du document de référence	FAQ d’un dispositif extraite d’un accord	L’assistant Guichet RH de l’équipe	Analyse continue des demandes, amélioration de l’assistant
Politiques et procédures	Procédure réécrite en langage clair	Comparaison de deux versions	Une politique RH de A à Z	Vigie des échéances et de la conformité sociale
Données RH et reporting	Expliquer et commenter un indicateur	Analyse d’un export agrégé	Note et support pour le comité de direction	Bilan social et index égalité avec contrôles
Écoute et climat social	Invitation à une enquête pour trois publics	Verbatims classés par thèmes	Du résultat au plan d’action et à sa restitution	Analyse continue du climat social
Compétences, formation et carrières	Lancement d’une campagne d’entretiens	Besoins de formation extraits d’une campagne	Se faire coacher : entretien difficile, plan de développement	Revue de talents : compiler des faits, sans évaluer
Veille, dialogue social et transformation	Recherche sourcée sur un texte	Note de veille	Préparer un changement d’organisation	Préparer une négociation annuelle obligatoire

Chaque fiche tient sur une demi-page et suit le même gabarit : la situation en deux lignes, ce qu’il vous faut et ce qu’il faut anonymiser, le prompt à copier avec ses champs surlignés, le prompt de relance, les trois points à vérifier avant d’utiliser le résultat, et le renvoi vers la version prompt, assistant, agent ou cowork de la même fiche dans la bibliothèque app.nextstart.ai.

Le détail de chaque cas suit : la situation, ce qu’il vous faut et le point à vérifier avant d’utiliser le résultat. Le prompt complet, ou les instructions de l’assistant ou de l’agent, est dans le kit.

Niveau 1 : les premiers réflexes

A1 · Rédiger une offre d’emploi claire et inclusive

Recrutement et intégration, 20 min. Feu orange. Un manager vous envoie une fiche de poste de trois pages et attend l’annonce pour demain. Vous voulez une offre lisible, attractive sans être racoleuse, et irréprochable au regard de la non-discrimination.

Ce qu’il vous faut : La fiche de poste (texte, sans nom du titulaire précédent ni salaire individuel). Trois éléments de contexte : l’équipe, le lieu et le rythme, ce qui rend le poste intéressant. À vérifier : Les mentions attendues sont là : intitulé, contrat, lieu, missions, processus ; la rémunération si votre politique de transparence le prévoit.

B1 · Répondre à une demande à partir du document de référence

Services aux collaborateurs, 15 min. Feu vert. Un collaborateur demande s’il peut fractionner son congé de paternité, reporter des jours de repos ou bénéficier d’une prime. La réponse est dans l’accord, mais elle est longue à retrouver et parfois négative, donc délicate à écrire.

Ce qu’il vous faut : La question, reformulée sans nom ni détail identifiant. L’extrait de l’accord, de la politique ou de la note de service qui traite du sujet (copié dans le prompt). À vérifier : L’article cité existe et dit bien ce que la réponse affirme : ouvrez le document et relisez le passage.

C1 · Réécrire une procédure en langage clair

Politiques et procédures, 20 min. Feu vert. La procédure de demande de télétravail, de note de frais ou de mobilité interne fait quatre pages, personne ne la lit, et le service RH répond aux mêmes questions chaque semaine.

Ce qu’il vous faut : Le texte de la procédure actuelle. Le public visé et son canal de lecture (intranet, mobile, affichage). Ce qui pose le plus de questions aujourd’hui, si vous le savez. À vérifier : Comparez règle par règle avec l’original : délais, exceptions, personnes habilitées, cas particuliers.

D1 · Expliquer et commenter un indicateur RH

Données RH et reporting, 15 min. Feu vert. Le rapport mensuel affiche un taux de turnover de 14,2 % contre 11,8 % l’an dernier. Un manager vous demande ce que ça veut dire, et le comité de direction attend un commentaire qui ne dise ni trop ni trop peu.

Ce qu’il vous faut : La définition interne de l’indicateur (mode de calcul, périmètre, période). La valeur actuelle et la valeur de comparaison, agrégées, sans aucune donnée individuelle. Le contexte connu : réorganisation, saisonnalité, recrutements en cours. À vérifier : Les chiffres recopiés dans le commentaire sont exactement les vôtres.

E1 · Rédiger l’invitation à une enquête pour trois publics

Écoute et climat social, 15 min. Feu vert. Vous lancez une enquête d’engagement ou un baromètre trimestriel. Le taux de réponse dépend du premier email, et le même message ne parle pas de la même façon à un collaborateur, à un manager et à un représentant du personnel.

Ce qu’il vous faut : L’objet de l’enquête, les dates d’ouverture et de clôture, la durée de réponse. À vérifier : Les garanties d’anonymat écrites sont exactement celles du dispositif (seuil de cinq répondants, accès aux données) : une promesse inexacte se paie longtemps.

F1 · Lancer une campagne d’entretiens

Compétences, formation et carrières, 15 min. Feu vert. La campagne d’entretiens annuels et professionnels ouvre dans deux semaines. Il faut un message de lancement, une version pour les managers et une réponse toute prête aux questions qui reviennent chaque année.

Ce qu’il vous faut : Le calendrier de la campagne et l’outil utilisé. Ce qui change cette année (trame, objectifs, nouveau module). Les ressources disponibles : guide, tutoriel, référent. À vérifier : Les dates, le nom de l’outil et les liens sont justes.

G1 · Recherche sourcée : ce qui change avec un texte

Veille, dialogue social et transformation, 20 min. Feu vert. Un décret, une loi, une position de la CNIL ou un arrêt vient de sortir. Vous devez savoir en vingt minutes ce qu’il change pour votre organisation, avec des sources que vous pourrez citer.

Ce qu’il vous faut : Le nom exact du texte ou de la décision et sa date. La recherche web activée dans l’outil. Votre périmètre : effectif, secteur, convention collective, public ou privé. À vérifier : Ouvrez chaque source : le lien existe, la date est la bonne, le texte dit ce qui est affirmé.

Niveau 2 : traiter l’information

A2 · Construire une grille d’entretien structurée et équitable

Recrutement et intégration, 30 min. Feu rouge. Trois managers vont recevoir les mêmes candidats et chacun a ses questions favorites. Vous voulez une grille identique pour tous, fondée sur les compétences du poste, qui outille la décision sans la prendre.

Ce qu’il vous faut : L’offre ou la fiche de poste (A1) et les quatre à six compétences réellement décisives. Le format de l’entretien (durée, nombre d’interlocuteurs, séquence). À vérifier : Chaque question a un lien direct avec le poste ; les questions écartées le sont explicitement.

B2 · Extraire la FAQ d’un dispositif à partir d’un accord

Services aux collaborateurs, 25 min. Feu vert. Un nouvel accord (télétravail, temps de travail, intéressement) entre en vigueur. Les questions vont pleuvoir, et vous voulez une FAQ solide avant le premier jour, chaque réponse adossée à un article.

Ce qu’il vous faut : Le texte de l’accord ou de la politique, en fichier joint. Les dix questions déjà reçues ou prévisibles, sans nom. Le format de FAQ de votre intranet. À vérifier : Chaque référence renvoie bien à l’article qui dit cela : vérifiez les quinze, c’est le cœur de la fiche.

C2 · Comparer deux versions d’une procédure ou d’un accord

Politiques et procédures, 25 min. Feu vert. La direction juridique renvoie la version 4 d’un projet d’accord, ou le siège diffuse une procédure groupe mise à jour. Vous devez dire en une page ce qui change, pour qui, et ce qu’il faut arbitrer.

Ce qu’il vous faut : Les deux versions du texte, en deux fichiers joints clairement nommés (V1, V2). Les publics concernés. Votre modèle de note « ce qui change ». À vérifier : Ouvrez trois écarts au hasard dans les deux fichiers : le texte avant et après est-il exactement celui cité ?

D2 · Analyser un export d’indicateurs agrégés

Données RH et reporting, 30 min. Feu orange. Vous avez un export de 24 mois d’indicateurs par entité (effectifs, entrées, sorties, absentéisme, heures de formation). Vous voulez les tendances, les anomalies et trois constats que vous pourrez défendre.

Ce qu’il vous faut : L’export agrégé par entité et par mois, sans aucune ligne individuelle, avec au moins cinq personnes par groupe (2.2). Le dictionnaire des colonnes : nom, définition, unité, périmètre. Les événements connus de la période (réorganisation, transfert, changement de calcul). À vérifier : Recalculez deux chiffres à la main dans le fichier d’origine : une erreur de lecture de colonne arrive.

E2 · Classer les verbatims d’une enquête par thèmes

Écoute et climat social, 30 min. Feu orange. Quatre cents réponses libres à la question « qu’est-ce qui rendrait votre travail plus facile ? ». Personne n’a le temps de tout lire, et pourtant c’est là que sont les signaux faibles.

Ce qu’il vous faut : Les verbatims en fichier, anonymisés selon 2.2 (noms, services de moins de cinq personnes et détails identifiants retirés). La question posée, le nombre de répondants et le taux de participation. À vérifier : Relisez dix verbatims au hasard et leur thème : le classement est-il celui que vous auriez fait ?

F2 · Extraire les besoins de formation d’une campagne d’entretiens

Compétences, formation et carrières, 30 min. Feu orange. La campagne est close. Le champ « souhaits de formation » contient six cents lignes de texte libre. Le plan de développement des compétences doit être arbitré dans un mois.

Ce qu’il vous faut : L’export du seul champ « souhaits de formation », anonymisé (code, direction, catégorie ; pas de nom, pas d’évaluation). Votre référentiel de compétences ou votre catalogue de formation. Les priorités stratégiques connues de l’année. À vérifier : Les rattachements sont plausibles : vérifiez vingt lignes au hasard.

G2 · Rédiger une note de veille

Veille, dialogue social et transformation, 20 min. Feu vert. Vous avez identifié un texte important (G1) ou reçu une décision de justice commentée partout. Le DRH veut une note d’une page, le comité de direction cinq puces, les managers trois lignes.

Ce qu’il vous faut : Le texte source ou la décision, en fichier joint ou en lien, plutôt qu’un commentaire. Votre modèle de note de veille. Ce que vous savez déjà de l’impact pour votre organisation. À vérifier : Les articles et les dates sont ceux du texte officiel, pas ceux d’un commentaire.

Niveau 3 : créer et progresser

A3 · Construire un parcours d’intégration dans un projet « Onboarding »

Recrutement et intégration, 45 min la première fois, 10 min ensuite. Feu orange. Chaque arrivée se prépare dans l’urgence, avec une checklist Excel que personne ne met à jour. Vous voulez un parcours personnalisé par poste et par site, produit en dix minutes, cohérent avec vos documents.

Ce qu’il vous faut : Un projet ou un espace persistant dans l’outil d’entreprise, avec vos documents : livret d’accueil, organigramme des fonctions (sans données personnelles), checklist d’arrivée, calendrier des formations obligatoires, charte IA. À vérifier : Les obligations sont présentes : visite d’information et de prévention, formations sécurité et cyber, remise des documents obligatoires, entretien de suivi.

B3 · Créer l’assistant Guichet RH de l’équipe

Services aux collaborateurs, 1 h 30, puis 15 min par mois. Feu orange. Les mêmes cinquante questions reviennent chaque mois. Vous voulez un assistant que l’équipe RH utilise d’abord pour elle-même, qui répond à partir de vos documents, cite sa source, et renvoie vers un humain dès que la question devient individuelle.

Ce qu’il vous faut : Dix à vingt documents de référence à jour et non nominatifs : accords, politiques, FAQ (B2), procédures (C1), guide du manager. À vérifier : Zéro invention sur le jeu de test ; les cinq pièges sont bien traités par un renvoi. Recommencez le test après chaque mise à jour des documents.

C3 · Rédiger une politique RH de A à Z

Politiques et procédures, 1 h en quatre passes. Feu vert. On vous demande une politique de droit à la déconnexion, d’usage de l’IA générative ou de mobilité interne. Vous voulez partir d’un état des pratiques, proposer des options, puis rédiger le texte, son guide d’application et sa présentation.

Ce qu’il vous faut : L’objectif et les contraintes (accords existants, convention collective, culture, calendrier). La recherche approfondie activée pour la première passe. À vérifier : Les sources de la passe 1 sont ouvertes et datées ; les exemples d’autres organisations ne sont pas recopiés tels quels.

D3 · Préparer la note et le support pour le comité de direction

Données RH et reporting, 40 min. Feu orange. Le comité de direction consacre quinze minutes aux indicateurs sociaux. Vous avez les constats (D2) ; il vous faut trois messages, un chiffre par message, des visuels lisibles et les décisions à demander.

Ce qu’il vous faut : Les constats et les indicateurs agrégés (D2), sans donnée individuelle. Les décisions ou arbitrages attendus du comité. Le format habituel du comité (durée, nombre de diapositives, style). À vérifier : Chaque chiffre du support est retrouvé dans vos données ; les graphiques sont produits dans vos outils, pas recopiés.

E3 · Du résultat d’enquête au plan d’action et à sa restitution

Écoute et climat social, 45 min. Feu orange. Les résultats sont analysés (E2). Le plus dur commence : un plan d’action crédible, et trois restitutions qui disent la même chose à des publics qui n’attendent pas la même chose.

Ce qu’il vous faut : La synthèse des thèmes et irritants (E2), agrégée. Les contraintes : budget, calendrier, ce qui est déjà décidé ou impossible. Les publics de restitution : collaborateurs, managers, représentants du personnel. À vérifier : Chaque engagement a un responsable qui a accepté et un budget qui existe.

F3 · Se faire coacher : entretien difficile, plan de développement

Compétences, formation et carrières, 30 min. Feu rouge. Vous devez conduire un entretien de recadrage, annoncer un refus de mobilité, ou aider un manager à transformer un entretien annuel en plan de développement. L’IA ne rencontre jamais la personne ; elle vous entraîne et structure votre préparation.

Ce qu’il vous faut : La situation décrite par la fonction et le contexte, jamais par le nom ni par des détails identifiants. À vérifier : La décision et l’appréciation restent humaines et explicables sans référence à l’IA ; aucune trace de l’IA dans le dossier de la personne autre que la préparation.

G3 · Préparer un changement d’organisation

Veille, dialogue social et transformation, 1 h. Feu orange. Un rapprochement de services, un nouvel outil pour tous, un déménagement. La direction a décidé le quoi, pas encore le comment. Il vous faut la séquence, les messages et une FAQ qui ne mente pas.

Ce qu’il vous faut : La nature du changement, le calendrier, les publics, ce qui est décidé et ce qui ne l’est pas. Les obligations : information-consultation du CSE, accompagnement, formation. À vérifier : L’ordre respecte la consultation préalable du CSE ; la direction juridique a validé la séquence et les messages.

Niveau 4 : innover et automatiser

A4 · Un agent qui suit les candidatures et prépare les arrivées

Recrutement et intégration, 2 h de mise en place. Feu rouge. Des candidats attendent une réponse depuis trois semaines, des arrivées se préparent la veille. Vous voulez un agent qui surveille le tableau de suivi, prépare les relances et les checklists, et vous rend compte chaque semaine, sans jamais juger un candidat.

Ce qu’il vous faut : Le tableau de suivi (export de l’ATS ou fichier partagé) réduit au strict nécessaire : identifiant de candidature, poste, étape, date de dernière action, date d’arrivée prévue. À vérifier : L’agent n’a accès à aucun CV, aucune évaluation, aucune donnée au-delà du tableau minimal.

B4 · Analyser en continu les demandes et améliorer l’assistant

Services aux collaborateurs, 1 h par mois. Feu orange. Le Guichet RH (B3) tourne depuis trois mois. Les demandes qui arrivent aux gestionnaires disent où la documentation manque, où une procédure est incompréhensible, et où un problème de fond se cache derrière une question récurrente.

Ce qu’il vous faut : L’export mensuel des demandes anonymisé : objet, catégorie, date, délai de réponse, canal ; aucun nom, aucun texte identifiant. Le journal des questions sans réponse de l’assistant et ses instructions actuelles. À vérifier : L’export est anonymisé et agrégé ; personne ne peut être suivi à travers les mois.

C4 · Une vigie des échéances et de la conformité sociale

Politiques et procédures, 1 h 30 de mise en place. Feu vert. Index égalité au 1er mars, BDESE, entretiens professionnels et bilan à six ans, négociations obligatoires, mise à jour du DUERP, élections du CSE, formations obligatoires : les échéances sont connues et pourtant oubliées. Vous voulez une vigie qui prévient à J-60, J-30 et J-7, et une veille mensuelle sourcée.

Ce qu’il vous faut : La liste de vos obligations avec leur périodicité, leur responsable et leur base légale, validée par la direction juridique. À vérifier : Le calendrier initial est validé par la direction juridique ; l’agent lit, prévient et propose, il ne modifie rien.

D4 · Bilan social et index égalité avec des contrôles

Données RH et reporting, 2 h. Feu orange. Chaque année, les mêmes indicateurs, les mêmes formules refaites à la main, et une erreur découverte après publication. Vous voulez que l’IA écrive les formules et les contrôles, sur une structure de colonnes fictive, et que vous les appliquiez ensuite à vos données réelles dans votre SIRH ou votre tableur.

Ce qu’il vous faut : Les définitions officielles des indicateurs (décret et guide de calcul de l’index, trame du bilan social ou de la BDESE). À vérifier : Recalcul indépendant d’au moins un indicateur par une autre personne, à la main ou avec l’outil de l’année dernière.

E4 · Une analyse continue du climat social

Écoute et climat social, 2 h de mise en place, 30 min par mois. Feu orange. Entre deux enquêtes annuelles, les signaux existent : baromètres courts, demandes au guichet, verbatims, absentéisme par entité. Vous voulez un rapport mensuel qui croise ces sources, agrégées et anonymisées, et pose des questions aux managers plutôt que des verdicts.

Ce qu’il vous faut : Les sources agrégées par entité de dix personnes au moins : résultats de pulse, thèmes des demandes (B4), verbatims anonymes, indicateurs mensuels. À vérifier : L’avis du DPO est écrit, l’information-consultation du CSE a eu lieu, le dispositif est décrit dans le registre des traitements et dans votre charte (L2312-38, L1121-1).

F4 · Revue de talents : compiler des faits, sans évaluer

Compétences, formation et carrières, 2 h. Feu rouge. La revue de talents approche et les dossiers sont hétérogènes. Vous voulez que l’IA compile, pour chaque poste clé, les faits disponibles et les questions à instruire, afin que le comité décide sur des éléments comparables. Elle ne note, ne classe et ne recommande personne.

Ce qu’il vous faut : Les postes clés et les critères décidés par la direction, écrits. À vérifier : La décision est collégiale, humaine, motivée par des faits et expliquée à la personne ; aucun classement produit par l’IA n’existe, même « indicatif ».

G4 · Préparer une négociation annuelle obligatoire

Veille, dialogue social et transformation, 3 h en plusieurs passes. Feu orange. La NAO s’ouvre dans un mois. Il faut l’état des lieux chiffré, les scénarios, le dossier de chaque séance et un argumentaire qui tienne face à des délégations préparées. L’IA compile, simule et vous entraîne ; la stratégie et la loyauté de la négociation restent humaines.

Ce qu’il vous faut : Les données agrégées par catégorie et par thème (rémunérations moyennes et médianes, écarts, effectifs), sans aucune donnée individuelle, dans l’outil d’entreprise. À vérifier : Les chiffres sont recalculés par le contrôle de gestion sociale ; les scénarios sont validés par la direction avant toute séance.

4. Les trois feux : le cadre juridique RH embarqué dans chaque fiche

Les ressources humaines sont le métier où l’IA générative touche le plus directement des personnes, et le droit le dit clairement. L’annexe III de l’AI Act classe à haut risque les systèmes utilisés pour le recrutement et la sélection, l’évaluation, la promotion, la rupture, l’attribution des tâches et le suivi de la performance ; les obligations correspondantes des déployeurs s’appliqueront à compter du 2 décembre 2027, après le report décidé par le règlement Omnibus IA de juillet 2026, mais l’article 4 sur la maîtrise de l’IA s’applique déjà et l’article 22 du RGPD interdit depuis longtemps la décision entièrement automatisée. La CNIL a inscrit le recrutement dans ses contrôles prioritaires 2026. Le Code du travail impose d’informer les candidats et les salariés des méthodes d’aide au recrutement et d’évaluation, et les juges ont rappelé en 2025 et 2026 que le CSE doit être consulté avant tout déploiement d’un outil d’IA, y compris lorsqu’il est autorisé par une simple charte : un pilote qui équipe un service entier, s’installe dans la durée ou touche les conditions de travail est déjà un déploiement (TJ Nanterre, 14 février 2025), et seul un test réellement volontaire, limité dans le temps et le périmètre, peut le précéder (TJ Paris, 10 février 2026).

Plutôt qu’un chapitre juridique que personne ne relit, le kit attache un feu à chaque fiche, qui dit quelles précautions s’imposent :

Feu	Ce que ça couvre	Conditions
Vert	Documents internes non nominatifs, textes publics, contenus que vous rédigez.	Relecture normale, outil d’entreprise recommandé.
Orange	Données de personnes rendues anonymes ou agrégées, documents confidentiels.	Outil d’entreprise uniquement, anonymisation vérifiée en quatre gestes, aucun groupe de moins de cinq personnes, validation par un pair.
Rouge	Les domaines à haut risque de l’annexe III : recrutement, évaluation, promotion, rupture, attribution des tâches, suivi de la performance.	L’IA prépare, un humain décide et peut l’expliquer. Jamais de tri, de note ni de classement de personnes. Information préalable des personnes, consultation du CSE avant tout déploiement, avis du DPO.

Le socle du kit ajoute la liste des données à ne jamais coller, la méthode d’anonymisation en quatre gestes avec un exemple avant / après, le droit en une page daté au 27 septembre 2026, et une checklist en douze questions à remplir avant de partager un assistant ou de mettre un agent en production. Cette checklist, avec le calendrier daté des douze semaines, constitue une trace des mesures de maîtrise de l’IA prévues par l’article 4.

5. Le programme de douze semaines et le Prompt Club

Le rythme compte plus que le volume. Le kit propose trois semaines par niveau : deux ou trois fiches en solo par semaine, vingt à trente minutes chacune, toujours sur un cas réel du poste avec des données anonymisées, et trente minutes de Prompt Club en équipe, dans une réunion qui existe déjà. Le Prompt Club tient en trois temps : un membre montre un cas travaillé dans la semaine, l’équipe le reprend en direct, et l’on décide ce qui entre dans la bibliothèque de prompts de l’équipe, sous quel nom, avec quel feu et quel propriétaire.

• Semaines 1 à 3 : le socle, l’auto-positionnement, les sept fiches du niveau 1, le palier. L’équipe affiche ses dix règles.
• Semaines 4 à 6 : instructions personnalisées, anonymisation d’un vrai fichier ensemble, les sept fiches du niveau 2, la liste des usages à feu rouge de l’équipe.
• Semaines 7 à 9 : le premier projet partagé, l’assistant Guichet RH testé sur vingt questions, le jeu de rôle d’un entretien difficile, la checklist avant partage.
• Semaines 10 à 12 : le contrat d’un agent relu par le DPO, le registre des usages de l’équipe, la mesure avant / après, le plan des six mois suivants.

La partie « faire durer » du kit décrit ensuite ce qui fait tenir la pratique après le programme : le rituel hebdomadaire, les cinq règles de la bibliothèque d’équipe, six indicateurs qui mesurent le collectif sans surveiller les personnes, et les trois marches qui suivent, de l’assistant à l’agent puis à la délégation de missions complètes.

6. Ce que contient le kit

Le kit est un document Word de 52 pages, avec les champs à compléter surlignés en jaune et des encadrés « pour la personne qui pilote » à retirer avant de diffuser une fiche seule. Il comprend le mode d’emploi (à qui il s’adresse, les quatre niveaux, les sept domaines, le programme, la table d’équivalence des outils), le socle (les trois feux, les données à ne jamais coller, le droit en une page, la méthode en quatre briques, itérer et vérifier, les dix règles de l’équipe), les quatre niveaux avec leur page d’ouverture, leurs sept fiches et leur palier, la partie « faire durer », et six annexes : la grille d’auto-positionnement à cinq compétences, le calendrier des douze semaines, la fiche prompt vierge et le modèle de bibliothèque d’équipe, la checklist avant tout nouvel usage RH, le glossaire et les sources.

7. Questions fréquentes

Faut-il déjà utiliser ChatGPT ou Copilot pour commencer ?

Non. Le niveau 1 part du premier prompt et installe les règles de données avant tout. Les membres déjà à l’aise se positionnent avec la grille de l’annexe A et peuvent commencer au niveau 2, à condition de faire le palier du niveau 1, où se trouvent les règles qui évitent les incidents.

Le kit fonctionne-t-il avec notre outil interne ?

Oui. Les prompts se collent dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral Vibe ou un assistant interne. Une table d’équivalence indique, pour chaque niveau, les fonctions à activer dans chaque outil (fichiers joints, instructions personnalisées, projets, assistants, agents). Le kit recommande la version entreprise de l’outil autorisée par la DSI.

Peut-on l’utiliser avec de vraies données de salariés ?

Jamais de données nominatives, de données de santé ni de situations individuelles sensibles. Le kit apprend à anonymiser en quatre gestes, à respecter un seuil de cinq personnes par groupe, et marque en rouge les usages du recrutement, de l’évaluation et de la gestion des carrières, où l’IA prépare et où un humain décide.

Combien de temps demande le programme ?

Une heure par semaine et par personne pendant douze semaines : deux ou trois fiches en solo et trente minutes de Prompt Club en équipe. Si douze semaines paraissent longues, le kit conseille de faire les niveaux 1 et 2 seuls, puis de décider, plutôt que de raccourcir les niveaux.

Le kit vaut-il formation au sens de l’article 4 de l’AI Act ?

Depuis le règlement omnibus (UE) 2026/1744, l’article 4 demande aux employeurs de prendre des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA des personnes qui l’utilisent en leur nom, en tenant compte de leur rôle : c’est une obligation de moyens, qui n’exige plus de garantir un niveau donné pour chacun. Suivre le programme, dater le calendrier de l’annexe B et remplir la checklist de l’annexe D constituent une telle mesure et en gardent la trace. Le kit ne remplace pas l’avis de votre direction juridique ni de votre DPO.

Quelle différence avec une Prompt Party® pour les RH ?

Le kit permet à une équipe d’avancer seule, à son rythme, sur ses cas. Une vague de sessions par niveau, animée sur votre outil avec vos situations RH, installe en quelques heures ce que le kit propose en douze semaines, et traite les questions que l’équipe n’ose pas se poser seule. Les deux se combinent : le kit prépare et prolonge les sessions.

8. Aller plus loin

Le kit fait avancer une équipe seule ; il ne remplace pas une session animée sur vos cas et votre outil. La formation IA pour les équipes RH de NextStart.AI se déroule en 1 h 30 ou en demi-journée, sur Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral ou votre solution interne, et les Prompt Party® se déploient par vagues, une par niveau, pour faire monter toute une fonction RH. Pour les recruteurs, la formation IA pour les recruteurs traite en détail les usages à feu rouge du recrutement.

À lire aussi : Charte IA en entreprise : le modèle 2026 à télécharger, Kit du manager face à l’IA : embarquer votre équipe, Réseau d’ambassadeurs IA : le kit 2026 pour monter votre collectif, Gouvernance des systèmes d’IA : le kit 2026 et Mesurer les usages, la valeur et le ROI de l’IA : le kit 2026.

Toute la série des kits gratuits. Pour piloter l’adoption : modèle de charte IA, kit Ambassadeurs IA, kit du manager face à l’IA, kit Feuille de route d’adoption, grille de maturité IA, kit Mesure et ROI de l’IA et kit Gouvernance des IA. Pour le commanditaire de projet IA : kit IA Act, kit RGPD, kit Sécurité et données, kit IA et dialogue social, kit IA frugale, kit Souveraineté IA et kit IA responsable. Par métier : kit IA marketing, kit IA finance, kit IA juristes, kit IA du commercial, kit IA du chef de projet, kit IA de l’innovateur et kit IA du communicant.

9. Sources

Les chiffres et références cités sur cette page s’appuient sur les sources suivantes ; l’annexe F du kit en donne la liste complète.

• Parlons RH, Baromètre IA et RH 2026, 2026.
• SHRM, The State of AI in HR 2026, mars 2026.
• BCG et WFPMA, Creating People Advantage 2026, mars 2026.
• Commission européenne, AI literacy, questions and answers, mise à jour du 27 juillet 2026 ; AI Act, annexe III et article 26 ; White & Case, entrée en vigueur du règlement Omnibus IA, juillet 2026.
• CNIL, Questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative, juillet 2024, et Contrôles prioritaires 2026, 3 avril 2026.
• Code du travail, article L1221-8 et article L1222-3 ; Village de la Justice, Consultation du CSE et outils d’IA : ce que les juges ont décidé, 2026.
• Commission européenne (JRC), DigComp 3.0, novembre 2025 ; Pix, Les compétences numériques en intelligence artificielle, 2025 ; Anthropic, AI Fluency Framework, 2025 ; CIPD, AI skills planning, avril 2026.
• Latimier, Peyre et Ramus, méta-analyse sur la pratique espacée, 2021 ; gouvernement britannique, Microsoft 365 Copilot Experiment: Findings Report, juin 2025 ; Dell’Acqua et al., Navigating the Jagged Technological Frontier, 2023.