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Kit Copilot Teams et Outlook : réunions, emails et suivi des actions

Copilot résume un fil d’emails, suit une réunion, rédige le compte rendu et prépare la réponse. Ce kit aide les managers et les équipes des grandes organisations à en tirer parti : réglages de transcription, méthode avant, pendant et après la réunion, 24 consignes et règles d’usage à poser avec le CSE.

📄 Word, 12 pages📊 Excel, 7 outils💬 24 consignes🆓 Gratuit

Télécharger le kitLes réglages de réunion

Réunions et messagerie occupent une part considérable du temps des managers et des fonctions support. C’est aussi là que l’information se perd : décisions prises à l’oral et jamais écrites, actions sans responsable, fils d’emails que personne ne relit en entier.

Copilot agit sur ces trois points, à condition de régler la transcription, de relire ce qu’il produit et de poser des règles collectives. Une réunion transcrite crée un document qui n’existait pas : c’est ce qui rend Copilot utile après la réunion, et c’est ce qui impose un cadre.

1. Le réglage qui compte : Copilot dans la stratégie de réunion

La stratégie de réunion Teams propose quatre valeurs pour Copilot. Elle détermine si Copilot fonctionne sans transcription conservée et si l’organisateur peut changer l’option.

Valeur	Option de l’organisateur	Conséquence
On with saved transcript required (par défaut)	Pendant et après, imposé	Copilot seulement si la transcription est lancée et conservée
On with transcript saved by default	Pendant et après, modifiable	L’organisateur peut choisir « Uniquement pendant la réunion »
On	Uniquement pendant, modifiable	Copilot sans transcription conservée, rien après la réunion
Off	Désactivé, modifiable	Désactiver Copilot coupe aussi enregistrement et transcription

Le mode « Uniquement pendant la réunion » est souvent le bon compromis pour les réunions sensibles. Copilot n’est pas disponible dans les réunions chiffrées de bout en bout. L’onglet « Choix du réglage » du classeur recommande une valeur à partir de quatre questions.

2. Copilot privé ou Facilitator partagé

	Copilot en réunion	Facilitator
Visibilité	Questions et réponses visibles de l’utilisateur seul	Participant visible : notes et minuteur vus de tous
Ce qu’il fait	Répond sur ce qui a été dit, qui a dit quoi, accords et désaccords	Notes partagées, ordre du jour minuté, récapitulatif, brouillon Word
Licence	Chaque participant licencié	Une licence pour le piloter ; les autres lisent les notes
Réunions	Réunions et événements, sauf chiffrement de bout en bout	Réunions planifiées uniquement

Facilitator est disponible en version générale pour les notes, l’ordre du jour, les questions-réponses et le récapitulatif ; le suivi des tâches dans Planner est en préversion. Ses notes sont enregistrées dans le OneDrive de la personne qui l’a activé.

3. Le compte rendu fiable

1. Demander une structure fixe : contexte, décisions, actions avec responsable et échéance, points en suspens.
2. Distinguer décision et proposition : Copilot peut présenter comme décidé ce qui a seulement été évoqué.
3. Faire citer pour chaque action le passage de la transcription qui la justifie.
4. Faire valider par l’animateur avant diffusion.
5. Envoyer dans les 24 heures.

L’onglet « Compte rendu et actions » fournit la consigne de compte rendu et un registre des actions avec taux de réalisation et alertes de retard.

4. Outlook au quotidien

Nos tests sur un fil de trois emails résument les forces et la faiblesse de Copilot dans Outlook : un résumé exact en une dizaine de secondes, des positions bien attribuées, un brouillon complet à partir d’une consigne et un coaching pertinent sur le ton. Mais Copilot a repris telle quelle une affirmation budgétaire fausse glissée dans la consigne : il écrit ce qu’on lui demande, la vérification des chiffres reste votre travail.

5. Transcription, données et dialogue social

• Informer les participants de l’usage de Copilot, en particulier les externes.
• Réunions sensibles (entretiens, RH, disciplinaire, médical) : Copilot désactivé ou « Uniquement pendant la réunion ».
• Données personnelles : la transcription en est une ; registre des traitements et durée de conservation à définir avec le DPO.
• Pas d’évaluation des personnes à partir des transcriptions.
• CSE : l’introduction de Copilot relève de l’information et de la consultation (article L2312-8 du Code du travail) ; la transcription est le point le plus examiné.

6. Ce que contient le kit

Le document Word compte 12 pages en 8 chapitres : ce que Copilot change dans les réunions et la messagerie ; prérequis et réglages ; avant la réunion ; pendant la réunion ; après la réunion ; Outlook au quotidien ; transcription, données et dialogue social ; installer de nouveaux rituels ; les sources.

Le classeur Excel « Outils du kit Copilot Teams et Outlook » contient sept outils : le choix du réglage Copilot de réunion ; la matrice des réunions récurrentes ; la checklist de la réunion augmentée ; le modèle de compte rendu et le registre des actions ; 24 consignes classées par moment ; la mesure du temps gagné ; le plan de déploiement sur 30 jours.

7. Questions fréquentes

Copilot fonctionne-t-il dans Teams sans transcription ?

Oui, en mode « Uniquement pendant la réunion » : Copilot s’appuie sur une transcription temporaire qui n’est pas conservée, et rien n’est disponible après la réunion. Ce mode dépend du réglage choisi par l’administrateur dans la stratégie de réunion ; par défaut, Microsoft impose une transcription conservée.

Les autres participants voient-ils mes questions à Copilot en réunion ?

Non. Les questions posées à Copilot pendant une réunion et ses réponses ne sont visibles que de vous. Facilitator fonctionne autrement : c’est un participant visible dont les notes sont partagées.

Qu’est-ce que Facilitator dans Teams ?

Un agent qui rejoint une réunion planifiée comme participant visible : il tient des notes partagées en temps réel, minute l’ordre du jour, répond aux questions dans la conversation et publie un récapitulatif. Le piloter demande une licence Microsoft 365 Copilot.

Copilot peut-il envoyer un email à ma place ?

Non, pas dans les fonctions courantes de Copilot dans Outlook : il rédige un brouillon que vous conservez, modifiez ou abandonnez, et l’envoi reste votre décision. Relisez les chiffres : Copilot reprend ce que vous lui demandez d’écrire.

Faut-il consulter le CSE avant d’utiliser Copilot en réunion ?

Dans la plupart des cas, oui : l’introduction d’une nouvelle technologie relève de l’information et de la consultation du CSE, et la transcription des réunions est le point le plus examiné. Le kit propose une matrice des réunions pour fixer les règles par type de réunion.

Faut-il une licence pour Copilot dans Teams et Outlook ?

Le volet Copilot des conversations Teams, Copilot en réunion et Facilitator demandent la licence Microsoft 365 Copilot. Dans Outlook, Copilot Chat sans licence s’ancre sur la boîte de réception et le calendrier, avec des fonctions plus limitées.

Le kit est-il gratuit ?

Oui. Le document Word et le classeur Excel sont gratuits, contre une adresse email professionnelle qui sert uniquement à vous transmettre le lien de téléchargement. Aucun email non sollicité.

8. Aller plus loin

Pour cadrer la transcription avec les représentants du personnel, le kit IA et dialogue social ; pour accompagner les managers, le kit du manager face à l’IA. Les autres kits Copilot couvrent Excel et Word et PowerPoint, et le kit Déployer Microsoft 365 Copilot traite le déploiement des licences. En formation, la formation Microsoft 365 Copilot en entreprise fait pratiquer Copilot sur vos propres réunions et emails.

À lire aussi : Copilot dans Teams : le guide pas à pas et Copilot dans Outlook : le guide pas à pas.

Toute la série des kits gratuits. Pour piloter l’adoption : modèle de charte IA, modèle de plan de formation IA, kit Ambassadeurs IA, kit du manager face à l’IA, kit Temps gagné par l’IA, kit Feuille de route d’adoption, grille de maturité IA, kit Mesure et ROI de l’IA, kit Gouvernance des IA, kit Cowork, 50 prompts Copilot M365, kit Copilot Studio, kit Déployer Microsoft 365 Copilot, kit Copilot Chat, kit Copilot Excel, kit Copilot Teams et Outlook, kit Copilot Word et PowerPoint, kit Configurer Claude, kit Déployer Claude en entreprise, kit Agents Claude, kit Claude Skills, kit Plugins Claude, kit Claude Code, kit Claude Design et kit Vibe coding. Pour le commanditaire de projet IA : kit IA Act, kit RGPD, kit Sécurité et données, kit Shadow IA, kit IA et dialogue social, kit IA frugale, kit Souveraineté IA et kit IA responsable. Par métier : kit IA RH, kit IA marketing, kit IA finance, kit IA juristes, kit IA du commercial, kit IA du chef de projet, kit IA de l’innovateur, kit IA du communicant, kit IA Achats et kit IA Chercheurs.

9. Sources

Les informations citées sur cette page et dans le kit s’appuient sur les sources suivantes, vérifiées le 31 octobre 2026.

• Microsoft Learn, Manage Microsoft 365 Copilot in Teams meetings and events.
• Microsoft Support, Utiliser Copilot sans transcrire ni enregistrer une réunion Teams.
• A Guide to Cloud, Microsoft 365 Facilitator agent.
• Microsoft Support, Questions fréquentes sur Copilot dans Outlook.
• CMS Francis Lefebvre, L’IA suspendue : le juge exige la consultation du CSE avant tout déploiement.