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Kit IA Achats : 24 prompts pour progresser en 4 niveaux
Les meilleurs cas d’usage du quotidien achats, de l’expression du besoin au suivi fournisseurs, avec leurs prompts prêts à copier et sept outils Excel. Une progression pas à pas, en autonomie, avec les outils que votre organisation a déjà validés.
Le kit IA Achats, en bref
- Ce que c’est
- Un kit de montée en compétence autonome pour les équipes achats : 24 cas d’usage du quotidien, chacun avec son prompt, organisés en quatre niveaux de maîtrise, et un classeur de sept outils.
- Pour qui
- Acheteurs, acheteurs projet et responsables de catégorie, approvisionneurs, équipes sourcing, directions achats de grandes organisations privées ou publiques, et les responsables achats qui veulent l’animer en équipe.
- Format
- Document Word de 74 pages : mode d’emploi, fondamentaux, cadre d’usage, 24 fiches, 4 défis de passage, 4 dossiers d’actualité, une partie pour animer le kit en équipe, 5 annexes. Classeur Excel de 7 onglets.
- Ce qu’il contient
- Prompts à copier et prompts de relance, instructions de six assistants (Projets, Gems, agents Copilot), missions de six agents et leurs garde-fous, points de vérification, gains réalistes, les trois feux pour les prix, les offres et les stratégies de négociation, grille de comparaison pondérée, plan de négociation, registre des risques fournisseurs, échéances contractuelles.
- Outils
- Copilot Chat et Microsoft 365 Copilot (souvent appelé « Copilot Premium »), ChatGPT, Claude, Gemini et Mistral, dans leurs versions entreprise, ou l’assistant interne de votre organisation.
- Sur quoi il s’appuie
- Les enquêtes Gartner, The Hackett Group et Deloitte de 2025 et 2026 sur les achats, les textes européens sur le devoir de vigilance, l’AI Act, les recommandations de la CNIL, les guides de prompting des éditeurs, et les formations IA animées avec des équipes achats de grandes organisations.
- Prix
- Gratuit, contre une adresse email professionnelle. Aucun email non sollicité.
- Mise à jour
- Version 1 du 31 octobre 2026.
- Ce que ça ne remplace pas
- Les règles achats et la politique de sécurité de votre organisation, l’avis de vos juristes, ni la pratique accompagnée sur vos propres dossiers.
- Aller plus loin
- Formation IA pour les équipes achats, kit Sécurité et données, modèle de charte IA.
Les équipes achats ont souvent accès à Copilot ou à ChatGPT depuis des mois. Elles s’en servent pour reformuler un email, rarement pour comparer des offres, préparer une négociation ou suivre les risques d’un panel. Ce n’est pas un manque de volonté : personne ne leur a dit par où commencer, ce qu’elles ont le droit de confier à l’outil quand il s’agit de prix et d’offres, ni comment savoir qu’elles progressent.
Cette page présente ce que les études récentes disent de l’IA dans les achats, la progression en quatre niveaux que nous utilisons en formation, les 24 cas d’usage retenus et un exemple de fiche. Le kit complet, au format Word avec son classeur Excel, se télécharge gratuitement en bas de page.
1. L’IA dans les achats : ce que montrent les chiffres de 2026
Selon une enquête Gartner menée en janvier et février 2026 auprès de 101 directeurs achats, et publiée le 19 mai 2026, seuls 36 % d’entre eux se disent très confiants dans leur capacité à repenser les rôles et les processus de leur fonction autour de l’IA. Gartner observe que les gains individuels obtenus avec l’IA générative s’érodent quand on les mesure à l’échelle de l’équipe : sans méthode partagée, ils restent individuels.
L’étude 2026 de The Hackett Group sur les priorités des achats va dans le même sens : 43 % des organisations déploient activement l’IA dans les achats, presque deux fois plus qu’un an plus tôt, mais seules 12 % font état d’un déploiement à grande échelle. La charge de travail des achats devrait augmenter de 8 % en 2026, alors que les effectifs et les budgets baissent.
Trois conséquences pour une équipe achats : apprendre sur ses propres dossiers plutôt que sur des exemples génériques ; avancer par petites marches, une situation à la fois ; et poser un cadre clair dès le départ, parce que les prix, les offres et les stratégies de négociation comptent parmi les données les plus sensibles de l’entreprise.
2. Quatre niveaux, de gagner du temps à déléguer
Les bibliothèques de prompts achats publiées en ligne sont presque toutes des listes, classées par étape du processus, sans ordre de progression. Elles servent à piocher, rarement à progresser. Le kit organise les cas d’usage en quatre niveaux, chacun avec ce qu’il apprend et un défi de passage qui vérifie que la marche est franchie.
| Niveau | Ce que vous faites | Ce que vous apprenez | Exemple de fiche |
|---|---|---|---|
| 1. Gagner du temps | Des prompts courts, sans donnée sensible, un résultat en cinq minutes. | Formuler une demande en quatre briques, imposer un format, repérer une invention. | Résumer une offre en une page |
| 2. Structurer | Des prompts complets, sur vos documents : demandes, offres, comptes rendus. | Comparer à critères constants, séparer le fait de l’hypothèse, faire écrire « inconnu ». | Comparer les offres à critères constants (grille pondérée) |
| 3. Personnaliser et fiabiliser | Des assistants permanents : Projet, Gem, agent Copilot, avec vos règles et vos clauses types. | Ranger le contexte une fois pour toutes, donner à l’IA vos règles achats. | Assistant de qualification des demandes d’achat |
| 4. Déléguer | Des agents planifiés et des missions Cowork, avec garde-fous et relecture. | Confier un travail récurrent, fixer ce que l’agent ne fait jamais, relire les sorties. | Vigie des échéances contractuelles et des risques fournisseurs |
Le niveau 3 est celui que la plupart des équipes sautent, pour passer directement de l’usage ponctuel aux agents. C’est pourtant lui qui rend l’IA fiable : un assistant qui connaît vos conditions générales d’achat et vos clauses types ne les invente pas, un assistant qui a vos règles ne note pas une offre sur un critère qui n’est pas dans la grille.
3. Les 24 cas d’usage, famille par famille
Chaque ligne suit une famille de situations, chaque colonne un niveau. On progresse en colonne ; on pioche en ligne, selon le dossier de la semaine. Chaque niveau couvre tout le métier : pas besoin d’attendre la fin du kit pour traiter les vrais sujets.
Le détail de chaque cas suit : la situation, le gain réaliste, le point à vérifier avant d’utiliser le résultat et ce que vous obtenez. Le prompt complet, ou les instructions de l’assistant et la mission de l’agent, est dans le kit.
Gagner du temps
Reformuler une demande d’achat floue
- Un prescripteur vous envoie trois lignes : « Il nous faut un prestataire pour la formation des équipes, rapidement. » Pas de volume, pas de date, pas de budget, pas de critère. Vous savez qu’il faudra plusieurs allers-retours pour comprendre le besoin réel. Vous voulez gagner ce temps et lui renvoyer dès la première réponse une reformulation et les bonnes questions.
- Gain : Environ 10 à 15 minutes par demande floue, et souvent un aller-retour d’email en moins.
- À vérifier : La reformulation n’ajoute aucune information que le prescripteur n’a pas donnée.
Livrable : Une reformulation claire du besoin en cinq lignes et une liste de questions prioritaires à renvoyer au prescripteur, classées par importance.
Les questions à poser sur un marché fournisseurs inconnu
- On vous confie une catégorie que vous ne connaissez pas : location de groupes électrogènes, traduction juridique, gardiennage, licences de logiciels de conception. Avant de chercher des fournisseurs, vous voulez comprendre comment fonctionne ce marché et ne pas passer pour un débutant face aux commerciaux.
- Gain : 30 minutes à 1 heure de préparation sur une catégorie nouvelle.
- À vérifier : Les questions correspondent bien à votre catégorie et à votre pays.
Livrable : Une grille de questions pour comprendre le marché (structure, acteurs types, formation des prix, risques), à utiliser pour votre recherche et vos premiers échanges.
Préparer les questions aux candidats
- Vous lancez une consultation et voulez inclure un questionnaire aux candidats, ou préparer une réunion de présentation. Vous savez que des questions mal posées produisent des réponses impossibles à comparer. Vous voulez des questions précises, ouvertes là où c’est utile et fermées là où vous devez comparer.
- Gain : 20 à 40 minutes sur la préparation d’un questionnaire.
- À vérifier : Chaque question se rattache à un critère que vous allez réellement évaluer.
Livrable : Un questionnaire structuré par thème, avec pour chaque question le type de réponse attendu, prêt à être adapté à votre dossier.
Résumer une offre en une page
- Vous recevez une proposition commerciale de 30 pages, avec beaucoup de présentation institutionnelle et peu d’engagements concrets. Vous voulez en extraire l’essentiel en quelques minutes pour savoir si elle répond au besoin, et préparer vos questions. Il s’agit ici d’une offre spontanée ou d’une proposition hors procédure formelle, que votre politique autorise à traiter dans l’outil validé.
- Gain : 20 à 40 minutes sur une offre de 20 à 40 pages.
- À vérifier : Les engagements chiffrés correspondent exactement au document (page citée).
Livrable : Une synthèse d’une page : ce qui est proposé, ce qui est engagé, ce qui est flou, les questions à poser.
Répondre à un argument fournisseur
- Un fournisseur vous annonce : « Nos coûts de matières premières ont augmenté, nous devons appliquer une hausse de 8 % au 1er janvier. » Ou bien : « Ce prix est notre meilleur prix, c’est le tarif de nos plus gros clients. » Vous voulez préparer une réponse argumentée sans entrer dans un rapport de force inutile.
- Gain : 15 à 30 minutes de préparation avant un appel ou une réponse écrite.
- À vérifier : Les réponses sont compatibles avec votre contrat (clause de révision, préavis).
Livrable : Trois à cinq réponses possibles à l’argument, du plus collaboratif au plus ferme, avec les questions qui obligent le fournisseur à justifier sa position.
Email de relance ou de réclamation fournisseur
- Une livraison est en retard pour la deuxième fois, une facture ne correspond pas à la commande, ou un livrable n’est pas conforme. Vous devez écrire au fournisseur un message clair, factuel, qui obtient une réponse rapide sans abîmer la relation. Vous en écrivez plusieurs par semaine.
- Gain : 5 à 10 minutes par email, davantage pour les réclamations délicates.
- À vérifier : Les dates, références et faits sont exacts.
Livrable : Un email prêt à relire et envoyer, factuel, avec une demande précise et une échéance.
Structurer
Rédiger le cahier des charges avec le prescripteur
- Le besoin est maintenant qualifié, et vous devez produire un cahier des charges (ou un cahier des clauses techniques) avec le prescripteur. D’habitude, vous partez d’un ancien document, vous l’adaptez, et le prescripteur corrige plusieurs fois. Vous voulez un premier jet structuré qui distingue les exigences, les souhaits et les points à arbitrer, à relire ensemble en réunion.
- Gain : 2 à 4 heures sur un premier jet de cahier des charges, selon sa complexité.
- À vérifier : Chaque exigence marquée [hypothèse] a été validée ou supprimée avec le prescripteur.
Livrable : Un projet de cahier des charges structuré, avec des exigences numérotées et classées (obligatoire, souhaitable), et une liste des points que le prescripteur doit arbitrer.
Fiche de préqualification fournisseur sourcée
- Vous avez repéré quelques fournisseurs potentiels et devez décider lesquels consulter. Avant de les rencontrer, vous voulez une fiche par fournisseur, construite à partir d’informations publiques (site, rapport annuel, publications, registres), avec la source de chaque information. Votre outil dispose d’une recherche web.
- Gain : 30 à 45 minutes par fournisseur, par rapport à une recherche manuelle.
- À vérifier : Ouvrez au moins les liens des informations qui comptent pour votre décision (taille, certifications, signaux de risque).
Livrable : Une fiche de préqualification par fournisseur, où chaque information est sourcée par un lien, et où les points non trouvés sont marqués « inconnu ».
Dossier de consultation et grille de réponse, RSE incluse
- Le cahier des charges est validé. Vous devez maintenant assembler le dossier de consultation : lettre de consultation ou règlement, critères et pondération, cadre de réponse imposé aux candidats et volet RSE. Vous voulez un cadre de réponse qui rende les offres comparables, et des critères RSE proportionnés à l’achat et vérifiables.
- Gain : Une demi-journée à une journée sur l’assemblage d’un dossier complet.
- À vérifier : Les pondérations totalisent 100 % et correspondent à la décision de votre comité ou de votre hiérarchie.
Livrable : Un projet de lettre de consultation, une grille de critères pondérés et le cadre de réponse imposé aux candidats, avec un volet RSE adapté à la catégorie.
Comparer les offres à critères constants (grille pondérée)
- Vous avez reçu quatre offres. Chacune est construite différemment, avec ses propres hypothèses, ses options et ses exclusions. Vous devez préparer l’analyse selon la grille définie dans le dossier de consultation. L’IA doit vous faire gagner du temps sur l’extraction et la mise en regard, mais elle ne doit en aucun cas désigner un gagnant.
- Gain : Une demi-journée à une journée sur l’analyse de quatre offres d’une vingtaine de pages, hors vérification.
- À vérifier : Chaque élément extrait renvoie à une page que vous avez contrôlée, au moins pour les critères les plus pondérés.
Livrable : Un tableau de mise en regard des offres, critère par critère, avec les éléments extraits de chaque offre, la page de référence, les éléments manquants et les questions de clarification. Les notes, si vous les demandez, sont une proposition à revoir, justifiée par la grille.
Objectifs, scénarios et plan de concessions
- Vous préparez une négociation importante : un renouvellement, une hausse de prix demandée, ou l’attribution finale après consultation. Vous savez ce que vous voulez obtenir, mais vous voulez une préparation complète : objectifs, alternatives, scénarios du fournisseur, concessions possibles et leur ordre. Vous voulez que l’IA vous force à expliciter ce que vous laissez souvent implicite.
- Gain : 1 à 2 heures de préparation sur une négociation à fort enjeu.
- À vérifier : Les hypothèses sur le fournisseur sont identifiées comme telles, pas présentées comme des faits.
Livrable : Un plan de négociation structuré : objectifs par sujet, meilleure solution de rechange, scénarios probables du fournisseur, plan de concessions ordonné et questions clés.
Revue de performance fournisseur (KPI, incidents)
- Vous préparez la revue trimestrielle ou annuelle avec un fournisseur stratégique. Vous avez un export des indicateurs (taux de service, délais, non-conformités), le journal des incidents et les comptes rendus des revues précédentes. Vous voulez un support de revue factuel, qui distingue les tendances des cas isolés, et un plan d’actions à proposer.
- Gain : 1 à 3 heures sur la préparation d’une revue de performance.
- À vérifier : Recalculez vous-même au moins deux indicateurs pour contrôler la méthode.
Livrable : Une synthèse de performance chiffrée et sourcée, l’analyse des incidents, les engagements précédents tenus ou non, et un projet d’ordre du jour et de plan d’actions.
Personnaliser et fiabiliser
Assistant de qualification des demandes d’achat
- Votre équipe reçoit chaque semaine des dizaines de demandes d’achat de qualité très variable. Chaque acheteur pose les mêmes questions, à sa manière. Vous voulez un assistant que tout acheteur, voire les prescripteurs eux-mêmes, peut utiliser pour qualifier une demande selon une grille commune, et qui oriente vers le bon circuit d’achat.
- Gain : 10 à 20 minutes par demande, et des fiches homogènes d’un acheteur à l’autre.
- À vérifier : Testez l’assistant sur cinq demandes passées dont vous connaissez le bon circuit.
Livrable : Un assistant qui transforme toute demande en fiche de qualification standard, signale ce qui manque, propose le circuit d’achat applicable selon vos seuils et prépare les questions au prescripteur.
Assistant de sourcing de la catégorie
- Vous êtes responsable d’une catégorie (par exemple les prestations informatiques, l’énergie ou les emballages). Vous accumulez des notes de marché, des fiches fournisseurs, des comptes rendus de salons et des analyses. Vous voulez un assistant qui connaît votre stratégie de catégorie et vous aide à chaque nouvelle question de sourcing, en s’appuyant sur votre documentation et sur des sources web citées.
- Gain : 1 à 2 heures par question de sourcing complexe, et une mémoire de la catégorie qui ne dépend plus d’une seule personne.
- À vérifier : Les fournisseurs proposés existent et correspondent bien à l’activité indiquée (ouvrez les liens).
Livrable : Un assistant « expert de votre catégorie » qui répond en distinguant ce que dit votre documentation, ce que dit le web (avec liens) et ce qui reste inconnu.
Assistant consultation aux règles maison (CGA, clauses types)
- Chaque acheteur assemble ses dossiers à sa façon, et les conditions générales d’achat (CGA), les clauses types et les modèles ne sont pas toujours repris correctement. Les juristes relisent souvent les mêmes erreurs. Vous voulez un assistant qui connaît vos règles maison et produit des dossiers conformes du premier coup.
- Gain : 1 à 3 heures par dossier, et moins d’allers-retours avec la direction juridique.
- À vérifier : Faites valider l’assistant par la direction juridique sur deux dossiers réels avant de le diffuser.
Livrable : Un assistant qui rédige ou contrôle les pièces d’une consultation en appliquant vos modèles, vos CGA et votre bibliothèque de clauses, et qui signale toute dérogation.
Assistant écarts et réserves
- Dans les offres, les vrais risques sont souvent cachés dans les réserves, les hypothèses, les exclusions et les conditions particulières. Les repérer demande une lecture attentive de chaque offre, ligne à ligne. Vous voulez un assistant spécialisé qui fait toujours cette lecture de la même façon, offre après offre, face à votre cahier des charges.
- Gain : 1 à 2 heures par offre complexe, avec une méthode identique d’une offre à l’autre.
- À vérifier : Contrôlez les citations et les pages sur un échantillon, en priorité pour les réserves à fort impact.
Livrable : Pour chaque offre, un relevé exhaustif des écarts au cahier des charges, des réserves, exclusions et hypothèses, avec la page, et les questions de clarification. Jamais de classement des offres.
Simulation avec un commercial joué par l’IA
- Vous avez une négociation difficile dans deux jours. Vous avez préparé votre plan (fiche 2.5), mais vous voulez vous entraîner face à un interlocuteur réaliste, qui résiste, utilise des techniques classiques de vente et ne cède pas facilement. Vous voulez aussi un retour sur votre prestation.
- Gain : Difficile à chiffrer en temps : l’intérêt est la qualité de préparation. Une simulation de 20 minutes remplace un entraînement qu’on fait rarement faute de partenaire.
- À vérifier : Le débrief s’appuie sur ce que vous avez réellement dit pendant la simulation.
Livrable : Un partenaire d’entraînement qui joue un commercial exigeant, réagit à vos propositions, puis vous donne un débrief structuré de la simulation.
Analyse d’un export de dépenses (spend)
- Vous avez extrait de l’ERP les dépenses de l’année sur votre périmètre : des milliers de lignes, des libellés hétérogènes, des fournisseurs en doublon sous plusieurs noms, des catégories mal renseignées. Vous voulez une première analyse de dépenses (spend analysis) : qui, quoi, combien, quelle concentration, quelles pistes, sans attendre un projet de business intelligence.
- Gain : Une demi-journée à deux jours sur une première analyse de dépenses, selon la taille et la qualité de l’export.
- À vérifier : Le montant total calculé est identique à celui de votre extraction ERP.
Livrable : Un assistant qui nettoie et classe l’export, calcule la répartition par fournisseur et par catégorie, repère la concentration, les dépenses hors contrat et les pistes d’économies, en montrant ses calculs.
Déléguer
Agent de tri des demandes entrantes
- La boîte partagée de la direction achats reçoit chaque jour des demandes, des questions, des relances et des devis transmis par les prescripteurs. Le tri du matin prend du temps et certaines demandes urgentes attendent. Vous voulez un agent qui lit les nouveaux messages, les classe, prépare la fiche de qualification et propose une affectation, sans jamais répondre à la place de l’équipe.
- Gain : 30 minutes à 1 heure par jour sur le tri d’une boîte partagée chargée, une fois l’agent fiabilisé.
- À vérifier : Pendant les deux premières semaines, comparez le tri de l’agent avec un tri manuel.
Livrable : Chaque matin, un tableau de tri des demandes reçues la veille : type, catégorie, urgence, circuit, acheteur proposé, éléments manquants, avec un brouillon de réponse au prescripteur quand c’est utile.
Vigie marché et fournisseurs
- Sur vos catégories stratégiques, vous devez suivre l’évolution des prix des matières et des indices, les nouveaux entrants, les difficultés de fournisseurs, les évolutions réglementaires. Vous n’avez pas le temps de faire cette veille chaque semaine, et vous découvrez souvent les informations trop tard.
- Gain : 1 à 3 heures de veille par semaine et par catégorie.
- À vérifier : Ouvrez les liens des faits « confirmés » avant de les citer en interne.
Livrable : Une note de veille hebdomadaire par catégorie, sourcée, qui distingue les faits des signaux faibles et propose les actions à étudier.
Consultation de bout en bout en mission Cowork
- Vous lancez une consultation de complexité moyenne et vous voulez déléguer l’assemblage complet du dossier : reprise du cahier des charges validé, rédaction des pièces selon vos modèles, grille d’analyse, cadre de réponse, liste de diffusion des candidats et rétroplanning. Une mission Cowork peut travailler sur vos fichiers pendant une heure et vous rendre un dossier prêt à relire.
- Gain : Une demi-journée à une journée et demie sur l’assemblage d’un dossier, une fois les modèles en place.
- À vérifier : Relisez le fichier « Contrôle » en premier, puis chaque pièce.
Livrable : Un dossier de consultation complet dans un dossier de travail, avec un fichier de contrôle qui liste ce qui a été fait, les sources utilisées et les points à valider.
Dépouillement et note au comité d’engagement
- Les offres sont arrivées, la grille est arrêtée, et vous devez présenter au comité d’engagement (ou à la commission) une note de synthèse : contexte, procédure suivie, offres reçues, analyse critère par critère, points de vigilance. L’assemblage de cette note prend une journée. Vous voulez qu’une mission la prépare à partir de vos analyses, que vous aurez validées.
- Gain : Une demi-journée à une journée sur la rédaction d’une note au comité.
- À vérifier : Les totaux pondérés sont exacts (recalculez au moins un total à la main).
Livrable : Un projet de note au comité, structuré selon votre modèle, qui reprend fidèlement vos analyses validées, avec un fichier de traçabilité. La proposition d’attribution reste rédigée par l’acheteur.
Débrief de négociation à partir des comptes rendus
- Une négociation s’est étalée sur plusieurs semaines : réunions, appels, échanges d’emails, versions successives d’offres. Il faut maintenant faire le point : ce qui a été obtenu, ce qui a été concédé, ce qui reste ouvert, et ce que l’équipe peut en retenir pour la prochaine fois. Vous voulez qu’une mission reconstitue l’historique et rédige le débrief.
- Gain : 1 à 3 heures sur la reconstitution et la rédaction d’un débrief.
- À vérifier : Les positions finales correspondent à la dernière version écrite de l’offre.
Livrable : Une chronologie de la négociation, un tableau des positions initiales, intermédiaires et finales par sujet, le bilan des concessions et les enseignements, prêts à relire et à archiver.
Vigie des échéances contractuelles et des risques fournisseurs
- Votre portefeuille compte des dizaines de contrats : dates de fin, préavis de résiliation, reconductions tacites, révisions de prix annuelles, attestations à renouveler, revues de performance prévues. Une échéance ratée peut coûter une reconduction non voulue d’un an. Vous voulez un agent qui surveille ces échéances et croise les signaux de risque fournisseurs.
- Gain : 2 à 4 heures par mois sur le suivi d’un portefeuille, et surtout moins d’échéances manquées.
- À vérifier : Contrôlez les dates limites de préavis sur un échantillon de contrats, en relisant la clause du contrat lui-même.
Livrable : Chaque mois, un tableau des échéances des 90 prochains jours avec l’action à mener, et une alerte immédiate quand un préavis approche ou qu’un signal de risque concerne un fournisseur actif.
4. Un exemple de fiche : résumer une offre en une page
Toutes les fiches suivent la même structure : la situation, ce que vous obtenez, le prompt à copier, un prompt de relance, les points de vérification, le gain réaliste et le garde-fou. Voici le prompt de la fiche 1.4, à coller tel quel dans votre assistant en remplaçant les passages surlignés.
Tu es acheteur expérimenté. Voici une proposition commerciale (fichier joint).
Résume-la en une page maximum, en 5 rubriques :
1. Ce qui est proposé (périmètre, livrables)
2. Les engagements chiffrés ou datés (délais, niveaux de service, garanties), en citant la page
3. Les conditions (durée, révision de prix, résiliation, pénalités) telles qu’écrites
4. Ce qui est vague ou absent
5. Les 5 questions à poser au fournisseur
Règles : ne reprends que ce qui est écrit dans le document ; Si une information manque, écris « inconnu » au lieu de deviner. N’évalue pas l’offre et ne donne pas d’avis sur le fournisseur.
Avant d’utiliser le résultat : les engagements chiffrés correspondent exactement au document (page citée) ; la rubrique « vague ou absent » n’oublie pas un point important pour vous ; la synthèse ne contient aucun jugement que vous n’avez pas demandé.
5. Les trois règles qui ne se négocient pas
L’IA compare, elle ne choisit jamais. Elle extrait, met en regard et signale les écarts selon des critères fixés avant l’ouverture des offres. La décision d’attribution reste humaine, motivée et tracée. Dans la commande publique, l’égalité de traitement des candidats l’impose.
Les prix, les offres et les stratégies restent dans l’outil validé. Offres des candidats, prix plafonds, positions de repli et stratégies de négociation ne vont jamais dans un outil grand public. Le kit les classe en feu rouge et dit ce que l’on peut confier à quel outil.
Vérifier avant d’engager. Chaque chiffre, chaque clause, chaque information sur un fournisseur produite par l’IA est vérifiée à la source avant d’entrer dans un dossier, un comité ou un message. Chaque fiche du kit se termine par les points à vérifier.
6. Ce que contient le kit
Version 1, publiée le 31 octobre 2026. Le kit est un document Word de 74 pages. Il s’ouvre sur un mode d’emploi (la matrice des 24 fiches, le rythme d’une heure par semaine, par où commencer), les chiffres de 2026, les fondamentaux (la méthode en quatre briques, exiger les sources, vérifier, les fonctions équivalentes de Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini et Mistral) et le cadre d’usage (les trois feux pour les données achats, la commande publique, le RGPD pour les contacts fournisseurs, l’article 4 de l’AI Act). Viennent ensuite les quatre niveaux, chacun avec son introduction, six fiches et un défi de passage. Quatre dossiers d’actualité 2026-2027 traitent du devoir de vigilance européen après l’omnibus, du « rabais IA » en négociation, des agents d’achat autonomes et de la confidentialité dans les outils. Une partie s’adresse au responsable achats qui veut animer le kit en équipe, et cinq annexes complètent l’ensemble. Le classeur Excel réunit sept outils : auto-positionnement, bibliothèque des 24 prompts, grille de comparaison pondérée des offres, plan de négociation, registre des risques fournisseurs, échéances contractuelles et mesure du temps gagné.
Téléchargez le kit IA Achats (Word et Excel, gratuit)
74 pages, 24 fiches en 4 niveaux, 4 défis de passage, 4 dossiers d’actualité et un classeur de 7 outils. Rédigé par NextStart.AI à partir des enquêtes Gartner, The Hackett Group et Deloitte, des textes européens, des recommandations de la CNIL et des formations IA animées avec des équipes achats de grandes organisations.
- Fondamentaux du prompt achats et cadre d’usage en trois feux
- 24 fiches : besoin, sourcing, consultation, offres, négociation, suivi
- Six assistants et six agents prêts à configurer, avec leurs garde-fous
- Grille pondérée, plan de négociation, risques et échéances en Excel
7. Questions fréquentes
Faut-il déjà utiliser l’IA pour se servir du kit ?
Non. La grille d’auto-positionnement indique par où commencer, et le niveau 1 part de prompts courts, sans donnée sensible. Un acheteur déjà à l’aise commence au niveau 2 ou 3, après avoir fait le défi de passage du niveau précédent pour vérifier.
L’IA peut-elle choisir le fournisseur ?
Non. Le kit l’utilise pour extraire, comparer et signaler les écarts selon des critères définis avant l’ouverture des offres. La décision d’attribution reste prise, motivée et tracée par les personnes habilitées.
Peut-on coller des offres ou des prix dans l’outil ?
Seulement dans l’outil validé par votre organisation pour cet usage, en version entreprise, et dans le respect de votre charte. Dans tout autre outil, on anonymise ou on s’abstient. Le cadre du kit classe les données achats en trois feux.
Avec quels outils le kit fonctionne-t-il ?
Copilot Chat et Microsoft 365 Copilot (souvent appelé « Copilot Premium »), ChatGPT, Claude, Gemini et Mistral, dans leurs versions entreprise, ou l’assistant interne de votre organisation. Les prompts se copient tels quels ; les fiches des niveaux 3 et 4 indiquent la mise en place propre à chaque outil.
Le kit convient-il aux acheteurs publics ?
Oui. Le cadre d’usage rappelle les principes de la commande publique (égalité de traitement des candidats, confidentialité des offres, traçabilité de l’analyse), et les fiches de consultation et d’analyse des offres les respectent.
Peut-on diffuser le kit dans toute l’équipe achats ?
Oui, librement à l’intérieur de votre organisation, dans sa forme d’origine ; les prompts et le classeur peuvent être adaptés sans restriction.
8. Aller plus loin
Le kit se suffit à lui-même pour un acheteur motivé. Il va plus vite, et plus loin, quand l’équipe le pratique ensemble sur ses propres dossiers : c’est l’objet de la formation IA pour les équipes achats de NextStart.AI, en 1 h 30 ou en demi-journée, préparée avec votre référent achats et animée dans les outils validés par votre organisation. Pour cadrer les usages sur les données sensibles, le kit Sécurité et données prolonge le chapitre sur le cadre.
Toute la série des kits gratuits. Pour piloter l’adoption : modèle de charte IA, modèle de plan de formation IA, kit Ambassadeurs IA, kit du manager face à l’IA, kit Temps gagné par l’IA, kit Feuille de route d’adoption, grille de maturité IA, kit Mesure et ROI de l’IA, kit Gouvernance des IA, kit Cowork, 50 prompts Copilot M365, kit Copilot Studio, kit Déployer Microsoft 365 Copilot, kit Copilot Chat, kit Copilot Excel, kit Copilot Teams et Outlook, kit Copilot Word et PowerPoint, kit Configurer Claude, kit Déployer Claude en entreprise, kit Agents Claude, kit Claude Skills, kit Plugins Claude, kit Claude Code, kit Claude Design et kit Vibe coding. Pour le commanditaire de projet IA : kit IA Act, kit RGPD, kit Sécurité et données, kit Shadow IA, kit IA et dialogue social, kit IA frugale, kit Souveraineté IA et kit IA responsable. Par métier : kit IA RH, kit IA marketing, kit IA finance, kit IA juristes, kit IA du commercial, kit IA du chef de projet, kit IA de l’innovateur, kit IA du communicant, kit IA Achats et kit IA Chercheurs.
9. Sources
Les chiffres et références cités sur cette page et dans le kit s’appuient sur les sources suivantes, vérifiées le 31 octobre 2026.
- Gartner, Gartner Survey Shows Just 36% of Chief Procurement Officers Are Very Confident in Ability to Redesign Function for AI, 19 mai 2026.
- The Hackett Group, The Hackett Group Reports Rapid Progress in Procurement’s AI Agenda (2026 Procurement Key Issues), 17 mars 2026.
- Deloitte, 2025 Global Chief Procurement Officer Survey, 2025.
- Origami Marketplace (synthèse de l’étude AgileBuyer et CNA), CNA and AgileBuyer study: four key points to remember for procurement in 2026, janvier 2026, mise à jour février 2026.
- Latham & Watkins, EU Sustainability Omnibus Published in the Official Journal, 2026.
- Arthur Cox, Omnibus I Directive published: revised scope and reduced obligations under CSRD and CSDDD, 2026.
- Stibbe, Omnibus I: clarity on the future of the CSRD and CSDDD, 2026.
- Latham & Watkins, European Commission opens consultation on future CSDDD guidelines, juin 2026.
- Hunton Andrews Kurth, EU Digital Omnibus on AI enters into force (Regulation (EU) 2026/1744), juillet 2026.
- KI-Campus, EU AI Act: AI Omnibus recalibrates Article 4, AI literacy remains mandatory, 28 juillet 2026.
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