Conseil · Processus et automatisation
Refondre vos processus
Un processus qui traverse trois services, quatre outils et des dizaines de mails : c’est là que l’IA et les agents rendent le plus, et c’est là qu’un prompt individuel ne change rien. En huit semaines, nous reprenons avec vos équipes un processus de bout en bout, nous décidons étape par étape ce que fait l’humain, ce que fait un agent et ce qui disparaît, nous le faisons tourner en conditions réelles et nous mesurons le gain.
Là où les gains individuels s’arrêtent
Former les équipes fait gagner du temps à chacun sur ses propres tâches. Mais le traitement d’une réclamation, la réponse à un appel d’offres, l’intégration d’un nouveau salarié ou la clôture mensuelle ne dépendent de personne en particulier : ils dépendent d’un enchaînement d’étapes, de contrôles et de transmissions que personne ne voit en entier. Tant que ce processus n’est pas repris, l’IA accélère des étapes qui attendent ensuite la suivante, et le délai global ne bouge pas.
- Voir le processus tel qu’il se déroule réellement, avec ses temps d’attente, ses reprises et ses contournements.
- Décider étape par étape ce qui reste humain, ce qui est augmenté, ce qui est délégué à un agent et ce qui n’a plus de raison d’être.
- Fixer les garde-fous : quelles données, quels points de validation humaine, qui est responsable de l’agent.
- Prouver le gain sur un cycle complet avant de généraliser.
Notre méthode en quatre temps
Huit semaines, huit à douze jours d’intervention, un processus choisi avec vous, et les personnes qui le font vivre associées du premier atelier à la mesure finale.
Cartographier le processus réel
Partir de ce qui se passe, pas de la procédure écrite.
- Observation et entretiens avec les personnes qui exécutent chaque étape, y compris les contournements.
- Mesure de départ : délai de bout en bout, temps de traitement, reprises, volumes, irritants.
- Inventaire des outils, des données manipulées et des règles de validation en place.
- Livrable : la carte du processus tel qu’il est, avec sa mesure de référence.
Concevoir le processus cible
Décider, étape par étape, qui fait quoi.
- Chaque étape classée en atelier avec l’équipe, selon quatre issues possibles.
- Points de validation humaine, données autorisées, traçabilité : le cadre fixé avant la construction.
- Ce qui change pour les rôles : qui supervise l’agent, qui traite les exceptions, qui répond de la qualité.
- Livrable : le processus cible et la spécification des agents et coworks à construire.
Construire et faire tourner
Mettre le processus cible en service en conditions réelles.
- Agents et coworks construits dans vos outils (Copilot et Copilot Studio, Claude, ChatGPT, Gemini, Mistral, Power Automate selon votre équipement), avec nos formats Agent Studio et Cowork Studio si nécessaire.
- Équipe formée sur le nouveau processus et sur la supervision des agents.
- Quatre semaines de fonctionnement réel, point hebdomadaire, corrections au fil de l’eau.
- Livrable : le processus en service et son journal des ajustements.
Mesurer et généraliser
Prouver le gain et préparer le processus suivant.
- Mesure après : délai, temps, qualité, reprises, satisfaction des équipes et des bénéficiaires, comparée à la référence.
- Décision de généralisation ou d’ajustement, présentée à la direction avec les chiffres.
- Procédure, fiche de l’agent et son responsable, indicateurs suivis dans la durée.
- Livrable : le bilan chiffré et le kit de réplication pour les processus suivants.
Pourquoi NextStart plutôt qu’un intégrateur
Un intégrateur automatise le processus qu’on lui décrit. Nous commençons par le redessiner avec les personnes qui le font, parce que la plupart des étapes qu’on demande d’automatiser devraient d’abord être supprimées ou déplacées. Ensuite seulement, nous construisons les agents, et nous formons l’équipe à les superviser.
- Dix ans de facilitation de démarches collaboratives sur les processus, dans des organisations publiques et privées.
- Les agents sont construits avec vos équipes, dans vos outils, et leur restent : pas de dépendance à un prestataire pour les faire évoluer.
- La mesure avant/après fait partie de la mission, avec la méthode de notre kit Mesure et ROI.
- Indépendance vis-à-vis des éditeurs : le processus cible ne dépend d’aucune licence.
Deux façons de démarrer
Deux jours d’atelier pour cartographier un processus et décider de sa cible, ou la mission complète pour le mettre en service et mesurer le gain.
Atelier processus
Une journée d’observation et d’entretiens avec l’équipe qui exécute le processus, une journée d’atelier pour classer chaque étape et dessiner la cible. Vous repartez avec la carte du processus réel, le processus cible, la spécification des agents à construire et une estimation du gain.
4 000 à 6 000 € HT
Deux jours sur deux semaines, un processus, une équipe de 5 à 20 personnes
Refondre vos processus
Les quatre temps de la méthode sur huit semaines : cartographie et mesure de référence, processus cible, construction des agents et coworks, formation de l’équipe, quatre semaines de fonctionnement réel, bilan chiffré et kit de réplication.
À partir de 16 000 € HT
Huit à douze jours d’intervention, hors formats Studio si le nombre d’agents le justifie
Ce que vous obtenez
- La carte du processus réel et sa mesure de référence : délai, temps, reprises, volumes.
- Le processus cible, étape par étape, avec ses points de validation humaine et ses règles sur les données.
- Les agents et coworks en service dans vos outils, l’équipe formée à les superviser, un responsable nommé pour chacun.
- Le bilan chiffré avant/après et le kit de réplication pour les processus suivants.
Une expérience solide du conseil
Depuis 2016, nous accompagnons les organisations dans leur transformation, et depuis 2023 dans leurs projets d’IA générative. Plus de 30 organisations accompagnées, 4 850 professionnels formés et une satisfaction moyenne de 9,4/10. Voir nos références →
Sur ce type de mission : démarche collaborative du Ministère des Armées (4 jours, 31 participants, des irritants du quotidien jusqu’aux fiches processus finalisées) et plan Excell d’EDF (15 ateliers de terrain menés en français et en anglais). Voir le détail de ces missions sur NextStart.FR →
Questions fréquentes
Quel processus choisir en premier ?
Un processus fréquent, mesurable, qui irrite les équipes et dont le responsable veut y aller. Réclamations clients, réponse aux appels d’offres, traitement des demandes RH, préparation des comités, clôture, onboarding : les bons candidats se reconnaissent au nombre de mails et de tableurs qu’ils génèrent.
Faut-il un outil d’automatisation dédié ?
Rarement au départ. La plupart des processus cibles tiennent avec les agents et les flux disponibles dans votre environnement (Copilot Studio et Power Automate, projets Claude, GPT personnalisés, Gemini). Si une brique dédiée est nécessaire, nous l’écrivons dans la spécification et vous aidons à choisir, sans lien avec un éditeur.
Qui participe ?
Le responsable du processus, trois à six personnes qui l’exécutent au quotidien, un interlocuteur DSI pour les accès et les outils, et le responsable de la direction concernée pour les arbitrages. Comptez deux ateliers d’une demi-journée, une session de formation et un point hebdomadaire de trente minutes pendant la mise en service.
Que devient l’équipe quand un agent prend une partie des étapes ?
C’est la question traitée dès le temps 2 : pour chaque étape déléguée, on décide qui supervise, qui traite les exceptions et qui répond de la qualité. Le temps libéré est réaffecté explicitement, en général vers les cas complexes et la relation avec les bénéficiaires. Quand plusieurs processus et plusieurs directions sont concernés, Transformer votre modèle traite la question à l’échelle de l’organisation.
Combien de temps prend la mission ?
Huit semaines pour la mission complète, dont quatre de fonctionnement réel du processus cible. L’atelier processus tient en deux jours sur deux semaines.
Combien ça coûte ?
L’atelier processus en deux jours est proposé entre 4 000 et 6 000 € HT. La mission complète sur huit semaines démarre à 16 000 € HT, hors formats Studio si le nombre d’agents à construire le justifie. Une proposition détaillée vous est adressée sous 24 h ouvrées après un premier échange.
Construire votre mission sur mesure
Décrivez votre contexte en quelques lignes : le processus envisagé, l’équipe concernée, vos outils, vos échéances. Un consultant senior revient vers vous sous 24 h ouvrées avec une proposition adaptée à vos enjeux et à votre calendrier. Vous pouvez aussi réserver directement 30 minutes d’échange.
NextStart est un organisme de formation enregistré sous le numéro 11756140675. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. Les formations sont exonérées de TVA dans les conditions prévues par l’article 262-4-4-a du CGI.
